Datenverarbeitung, Speicherung & Deinstallation

ChiliDocs ist eine App zur Dokumentenerstellung für HubSpot. Wir speichern nur die Daten, die zum Betrieb des Dienstes nötig sind. ChiliDocs speichert keine Kopien Ihrer CRM-Datensätze und keine Inhalte der erzeugten Dokumente über das hinaus, was zur Auslieferung eines angeforderten Downloads erforderlich ist.

📦 Welche Daten ChiliDocs speichert

• Zugriffstoken (OAuth): Damit ChiliDocs in Ihrem Auftrag mit Ihrem HubSpot-Portal kommunizieren kann. Enthält keine Daten Ihrer Endkund:innen.
• Abonnement: Ihr Plan (Free/Basic/Pro), Status und Gültigkeit.
• Nutzungszähler: Zählt die im Free-Plan pro Monat erzeugten Dokumente, um das monatliche Kontingent durchzusetzen. Enthält nur eine Zahl pro Portal und Monat – keine Namen, E-Mails oder Dokumentinhalte.
• Protokolle & Statistiken: Objekttyp, Ausgabeformat, Ergebnis und Zeitstempel einer Generierung – für Betrieb und Support. Keine Dokumentinhalte.
• Zahlungs- & Installationsdaten: Status des Upgrade- bzw. Installationsvorgangs (z. B. Portal-ID; beim Partner-Login Name, E-Mail und Firma der installierenden Person).
• Erzeugte Dokumente: Werden in Ihren HubSpot-Dateien gespeichert und Ihnen als kurzlebiger Download-Link bereitgestellt. ChiliDocs hält nur kurzlebige Link-Token, nicht die Dateien selbst.

ℹ️ CRM-Daten werden nicht dauerhaft gespeichert

Zur Dokumentenerstellung liest ChiliDocs Ihre CRM-Daten (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Positionen, benutzerdefinierte Objekte) nur im Arbeitsspeicher zum Zeitpunkt der Generierung, um die Platzhalter zu füllen. Diese CRM-Daten werden anschliessend nicht gespeichert.

⏳ Aufbewahrung (automatische Bereinigung)

Ein täglicher Hintergrundprozess löscht gespeicherte Betriebsdaten automatisch nach festen Fristen, unter anderem:

• Generierungsprotokolle: 90 Tage
• Nutzungsreservierungen: 30 Tage
• Free-Nutzungszähler: 12 Monate (siehe Hinweis unten)
• Zahlungs- & Installationsdaten: 30–90 Tage

🔌 Was beim Trennen bzw. Deinstallieren passiert

Wenn Sie ChiliDocs über die Einstellungskarte der App von Ihrem HubSpot-Account trennen, läuft Folgendes ab:

1. Aktives Abo wird geprüft. Besteht noch ein aktives, nicht gekündigtes kostenpflichtiges Abo (Basic/Pro), wird die Deinstallation abgelehnt – bitte kündigen Sie zuerst die Zahlung. Free- und bereits gekündigte Portale können direkt deinstallieren.
2. Das Zugriffstoken wird bei HubSpot widerrufen.
3. Die App wird über die HubSpot-Schnittstelle entfernt und verschwindet aus "Verbundene Apps".
4. Die übrigen lokal gespeicherten Daten dieses Portals werden gelöscht – Zugriffstoken, Abonnement, Zahlungs- und Installationsdaten, Reservierungen sowie Protokolle und Statistiken.

ℹ️ Ausnahme – der Free-Nutzungszähler bleibt erhalten

Aus Missbrauchsschutz behält ChiliDocs den monatlichen Free-Nutzungszähler nach der Deinstallation bei. Andernfalls liesse sich das monatliche Kontingent durch Deinstallieren und erneutes Installieren zurücksetzen.

• Was bleibt: Portal-ID, Kalendermonat, genutzte Anzahl und Limit.
• Was nicht bleibt: keine Namen, E-Mails, Firmendaten, CRM-Datensätze oder Dokumentinhalte – nur eine Zahl pro Portal und Monat.
• Wie lange: Solche Zähler werden automatisch 12 Monate nach dem jeweiligen Monat gelöscht und bei einer erneuten Installation desselben Portals wieder zugeordnet.

💡 Recht auf Löschung

Sie können die vollständige Löschung aller verbleibenden Daten – einschliesslich der aufbewahrten Nutzungszähler – beantragen. Wenden Sie sich dazu an unseren Support (Kontaktangaben im App-Eintrag). Die betreffenden Daten werden dann manuell gelöscht.

🔒 Sicherheit Ihrer Daten

• Zugriffstoken werden ausschliesslich über HTTPS übertragen und serverseitig verwendet; sie sind nie im Browser oder in der HubSpot-Oberfläche sichtbar.
• Eingehende HubSpot-Anfragen werden per Signatur validiert (HMAC-SHA256 mit Zeitfenster), bevor sie verarbeitet werden.
• Gespeicherte Zugriffstoken sind verschlüsselt abgelegt (Verschlüsselung ruhender Daten).