⛓️ Download-Link erzeugen

Die Workflow-Action "Generate Download Link" schreibt einen zeitlich begrenzten Link auf das erzeugte Dokument in eine Property des eingeschriebenen Records. So kannst du den Link in einer Workflow-E-Mail direkt weiterverwenden.

✅ Zwei Wege, auf das Dokument zu zeigen

1. Search by filename → Teilstring eingeben, ChiliDocs findet die erste passende Datei.

2. Use previous generated document → Referenziere das Dokument aus einer vorherigen ChiliDocs-Action.

👉 Wichtig bei Methode 2:

• Klicke in das Feld File (use previous).

• Oben im Dropdown "Action outputs" wählen (unter "Action properties" ganz unten).

• Variable "File ID" auswählen.

✅ Target Property

• Lege die Property fest, in die der Link geschrieben wird.

• Trage den internen Property-Namen explizit ein – nicht als Datenvariable.

• Es muss eine Property des eingeschriebenen Objekts sein (bei Deal-Enrolment also eine Deal-Property).

✅ Link-Gültigkeit

Standardmässig ist der Link 30 Tage gültig, maximal 365 Tage. Du setzt die Dauer in der Action.

✅ Verfügbar auf

Contacts, Companies, Deals, Tickets, Orders, Quotes und Custom Objects.

⚠️ Nicht verfügbar für Subscriptions

HubSpot bietet keine Berechtigung zum Schreiben auf Subscriptions, daher ist "Generate Download Link" für Subscriptions nicht wählbar.

⚠️ Fehlerfall: PROPERTY_UPDATE_FAILED

Wenn HubSpot das Schreiben der Property ablehnt, bricht die Action sofort mit PROPERTY_UPDATE_FAILED ab – es gibt keine Retry-Versuche. Häufige Ursachen:

• Property existiert nicht oder wurde gelöscht.

• Property ist read-only.

• Bei Quotes: Quote lässt sich nicht speichern (kein Deal verknüpft, Currency-Mismatch, E-Signatur ohne Signers).

Prüfe in diesen Fällen die Ziel-Property und die Daten des Records.

💡 Beispiel

Angebot erzeugen → Download-Link erzeugen → in Workflow-E-Mail an den Kunden senden. Nutze dafür einen Personalization-Token im Mail-Body:

{{ personalization_token("object.property", "Document") }}

Beispiel: deal.document.

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