🔀 Dokument erzeugen und anhängen

Die Workflow-Action "Generate and attach document" erzeugt ein Dokument und hängt es als Notiz an den eingeschriebenen Record. Damit ist das Dokument in der Timeline des Records sichtbar und für das ganze Team auffindbar.

✅ Optionen in der Action

• Vorlage wählen – welche Word-Vorlage verwendet wird.

• Ausgabeformat – Word (.docx) oder PDF.

• Leere Platzhalter ausblenden – Felder ohne Daten entfernen.

✅ Verfügbar für

Contacts, Companies, Deals, Tickets, Orders, Quotes, Subscriptions und Custom Objects. Courses können in HubSpot nicht in Workflows eingeschrieben werden.

⚠️ Quotes und Subscriptions: automatisches Note-Routing

HubSpot erlaubt bei Quotes und Subscriptions keine Notizen direkt auf dem Record. Die Action hängt die Notiz deshalb automatisch an einen verknüpften Record an:

• Quote → Notiz landet beim primary deal des Quotes. "Primary" wird über ein Association-Label mit dem Wort "Primary" erkannt; ohne solches Label wird der erste assoziierte Deal verwendet.

• Subscription → Notiz landet beim primary contact. Analoge Regel: Association-Label mit "Primary" bevorzugt, sonst erster assoziierter Kontakt.

⚠️ Ist bei einem Quote kein Deal bzw. bei einer Subscription kein Kontakt assoziiert, bricht die Action ab.

💡 Beispiel

Workflow mit Deal-Enrolment → Angebot als PDF generieren und als Notiz an den Deal anhängen, sobald der Deal einen bestimmten Status erreicht.

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